Sau thời gian dài hoạt động, nhiều doanh nghiệp muốn mở rộng phạm vi kinh doanh của mình bằng cách thành lập các chi nhánh, văn phòng đại diện. Tuy nhiên, so với văn phòng đại diện, chi nhánh có những ưu điểm vượt trội hơn như cho phép doanh nghiệp thực hiện hoạt động buôn bán trong phạm vi cho phép hay có thể hạch toán kế toán độc lập với doanh nghiệp. Bài viết sau đây của Luật Phúc Cầu sẽ giới thiệu khái quát về hồ sơ và trình tự thành lập chi nhánh theo quy định của pháp luật Việt Nam.
Cơ sở pháp lý:
- Luật Doanh nghiệp năm 2020;
- Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết luật thương mại về văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.
1. Chi nhánh doanh nghiệp là gì?
Theo quy định tại Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020: “Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, bao gồm cả chức năng đại diện theo uỷ quyền. Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải đúng với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp.”
Doanh nghiệp có thể mở chi nhánh tại địa phương nơi doanh nghiệp đang đặt trụ sở hoặc tại tỉnh/thành phố khác, có thể đặt một hoặc nhiều chi nhánh tại một địa phương theo địa giới hành chính.
Như vậy, khi doanh nghiệp muốn mở rộng kinh doanh, việc thành lập chi nhánh là sự lựa chọn hữu hiệu thay vì thành lập công ty mới. Việc này vừa giúp tiết kiệm chi phí về quản lý, nhân lực mà còn thừa hưởng thương hiệu sẵn có của doanh nghiệp.
2. Hồ sơ thành lập chi nhánh
2.1. Đối với thương nhân Việt Nam
– Thông báo thành lập chi nhánh (do người đại diện theo pháp luật kí)
– Quyết định bằng văn bản về việc thành lập chi nhánh.
– Biên bản họp về việc thành lập chi nhánh.
+ Đối với Công ty TNHH 2 thành viên trở lên: Biên bản họp của Hội đồng thành viên.
+ Đối với Công ty TNHH 1 thành viên: Biên bản họp của chủ sở hữu công ty hoặc Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty).
+ Đối với Công ty cổ phần: Biên bản họp của Hội đồng quản trị.
+ Đối với Công ty hợp danh: Biên bản họp của các thành viên hợp danh.
– Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu chi nhánh.
– Giấy tờ cá nhân chứng thực của người đứng đầu chi nhánh:
+ Cá nhân có quốc tịch Việt Nam: CMND, CCCD hoặc hộ chiếu;
+ Cá nhân có quốc tịch nước ngoài: Giấy đăng ký tạm trú do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp, Giấy phép lao động và Hộ chiếu;
– Đối với một số ngành nghề do pháp luật quy định, bản sao hợp lệ chứng chỉ hành nghề của người đứng đầu chi nhánh (hoặc của cá nhân khác thuộc chi nhánh) sẽ được yêu cầu
– Văn bản ủy quyền cho người khác thực hiện thủ tục (do pháp luật quy định người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp tiến hành thủ tục này).
2.2. Đối với thương nhân nước ngoài
– Đơn đề nghị cấp phép thành lập chi nhánh theo mẫu của Bộ Công Thương (do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký);
– Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ khác có giá trị tương đương;
– Văn bản bổ nhiệm người đứng đầu chi nhánh;
– Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;
– Bản sao điều lệ hoạt động của chi nhánh;
– Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Chi nhánh;
– Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Chi nhánh (hợp đồng thuê trụ sở, thỏa thuận khác về thuê, cho khai thác địa điểm…)
3. Trình tự thành lập chi nhánh
-
Đối với thương nhân Việt Nam
Bước 1: Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ thành lập chi nhánh theo quy định.
Bước 2: Nộp hồ sơ thành lập chi nhánh cho cơ quan có thẩm quyền
Đơn vị nộp hồ sơ thành lập chi nhánh trực tiếp tại bộ phận 01 cửa Phòng ĐKKD- Sở kế hoạch và đầu tư hoặc đăng ký trực tuyến trên Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia.
Bước 3: Cơ quan có thẩm quyền kiểm tra hồ sơ thành lập chi nhánh
– Bộ phận một cửa nhận hồ sơ thành lập chi nhánh và trả giấy biên nhận.
– Phòng Đăng ký doanh nghiệp kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ thành lập chi nhánh trong thời hạn 03 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ.
– Đối với hồ sơ chưa hợp lệ cần bổ sung, doanh nghiệp thực hiện điều chỉnh lại hồ sơ theo nội dung hướng dẫn trong thông báo bổ sung và nộp lại hồ sơ theo quy trình trên.
Bước 4: Ra quyết định cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập chi nhánh
Sở Kế hoạch và Đầu tư ra quyết định cấp hoặc không cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh cho Doanh nghiệp.
– Trong thời hạn 03 – 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ: Cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh cho doanh nghiệp trong nước.
Trường hợp cơ quan có thầm quyền từ chối cấp phép thì ra thông báo, trong đó phải ghi rõ lý do.
– Đối với hồ sơ hợp lệ, được chấp thuận:
+ Phòng Đăng ký doanh nghiệp giải quyết hồ sơ của doanh nghiệp;
+ Phòng đăng ký doanh nghiệp nhập thông tin vào Hệ thống thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia để yêu cầu mã số chi nhánh, sau đó cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh.
-
Đối với thương nhân nước ngoài.
Bước 1: Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ thành lập chi nhánh theo quy định.
Bước 2: Nộp hồ sơ thành lập chi nhánh cho cơ quan có thẩm quyền
Đối với việc Đăng ký hoạt động chi nhánh của doanh nghiệp Việt Nam: Đơn vị nộp hồ sơ thành lập chi nhánh trực tiếp tại Sở kế hoạch và đầu tư hoặc đăng ký trực tuyến trên Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia.
Bước 3: Cơ quan có thẩm quyền kiểm tra hồ sơ thành lập chi nhánh
– Bộ phận một cửa nhận hồ sơ thành lập chi nhánh và trả giấy biên nhận.
– Sở công thương kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ thành lập chi nhánh trong thời hạn 03 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ.
– Đối với hồ sơ chưa hợp lệ cần bổ sung, doanh nghiệp thực hiện điều chỉnh lại hồ sơ theo nội dung hướng dẫn trong thông báo bổ sung và nộp lại hồ sơ theo quy trình trên.
Bước 4: Ra quyết định cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập chi nhánh
Sở Công thương ra quyết định cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập chi nhánh cho Thương nhân nước ngoài.
– 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ: Cấp Giấy phép thành lập chi nhánh cho thương nhân nước ngoài.
Trường hợp cơ quan có thầm quyền từ chối cấp phép thì ra thông báo, trong đó phải ghi rõ lý do.
– Đối với hồ sơ hợp lệ, được chấp thuận:
+ Phòng Đăng ký doanh nghiệp giải quyết hồ sơ của doanh nghiệp;
+ Phòng đăng ký doanh nghiệp nhập thông tin vào Hệ thống thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia để yêu cầu mã số chi nhánh, sau đó cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh.
Trường hợp quy định tại Khoản 5 Điều 8 Nghị định 07/2016/NĐ-CP “Trường hợp nội dung hoạt động của Chi nhánh không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Chi nhánh phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành.” và trường hợp việc thành lập Chi nhánh chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép gửi văn bản lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản của Cơ quan cấp Giấy phép, Bộ quản lý chuyên ngành có văn bản nêu rõ ý kiến đồng ý hoặc không đồng ý cấp phép thành lập Chi nhánh. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản của Bộ quản lý chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp không cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.
Lưu ý:
– Đối với các chi nhánh doanh nghiệp nằm trong khu kinh tế, khu công nghiệp thì do hồ sơ sẽ được nhận và xử lý bởi Ban quản lý khu kinh tế, khu công nghiệp đó.
– Sau khi được cấp phép, chi nhánh cần phải thực hiện việc thông báo hoạt động, chính thức đi vào hoạt động như thông tin đã cung cấp cho Sở Công Thương.
– Các quy định trên không áp dụng đối với chi nhánh của doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài được thành lập tại Việt Nam.
Trường hợp trong bài viết có điều gì gây nhầm lẫn, chưa rõ ràng hoặc thông tin nêu trong bản tư vấn khiến quý khách chưa hiểu hết vấn đề, rất mong nhận được phản ánh của quý khách tới địa chỉ pclawfirm.vn@gmail.com hoặc tổng đài tư vấn trực tuyến 0236.777.3979 Chúng tôi sẵn sàng giải đáp.
Trân trọng./.