Hợp pháp hoá lãnh sự là quy trình pháp lý quan trọng trong việc chứng nhận giá trị hợp pháp của các văn bản, hồ sơ của người nước ngoài muốn được sử dụng tại Việt Nam. Vậy hợp pháp hoá lãnh sự là gì? Quy trình thực hiện hợp pháp hoá lãnh sự như thế nào? Bài viết sau đây của Luật Phúc Cầu sẽ giải đáp cho Quý khách hàng về vấn đề này.
Cơ sở pháp lý:
- Nghị định 111/2011/NĐ-CP về chứng nhận, hợp pháp hoá lãnh sự.
- Thông tư 01/2012/TT-BNG hướng dẫn Nghị định 111/2011/NĐ-CP về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hoá lãnh sự do Bộ Ngoại Giao ban hành.
- Thông tư 157/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự;
- Hợp pháp hoá lãnh sự là gì?
Theo quy định tại khoản 2 Điều 2 Nghị định 111/2011/NĐ-CP, “Hợp pháp hóa lãnh sự” được giải thích là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.
Cơ quan này cụ thể là:
– Tại Việt Nam:
+ Hà Nội: Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao Việt Nam,
+ Hồ Chí Minh: Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh,
+ 26 Sở/Phòng/Bộ phận Ngoại vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương cũng được Bộ Ngoại giao ủy quyền thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự.
– Tại nước ngoài: Cơ Quan Đại Diện Ngoại Giao, Cơ Quan Lãnh Sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự ở nước ngoài.
Như vậy, hợp pháp hoá lãnh sự được hiểu đơn giản là khi giấy tờ, văn bản từ nước ngoài được cơ quan chứcnăng có thẩm quyền đóng mộc xác nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên văn kiện đó là chính xác. Sau khi hoàn tất thủ tục hợp pháp hóa, những giấy tờ, tài liệu này sẽ được công nhận sử dụng ở Việt Nam. Mục đích của thủ tục này nhằm bảo vệ quyền lợi cho người nước ngoài ở Việt Nam và giúp các cơ quan Nhà nước dễ dàng hơn khi quản lý người nước ngoài. (Ví dụ: một số thủ tục hành chính tại Việt Nam yêu cầu hồ sơ cấp tại nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự: Xin giấy phép lao động cho người nước ngoài, Người nước ngoài xin nhận con nuôi tại Việt Nam, Người nước ngoài đăng ký hộ tịch tại Việt Nam,…)
- Hồ sơ hợp pháp hoá lãnh sự
– Hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự tại Bộ Ngoại giao Theo Điều 14 Nghị định 111/2011/NĐ-CP và Điều 9 Thông tư 01/2012/TT-BNG gồm:
+ 01 Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu quy định;
+ Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp;
+ 01 bản chụp giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện;
+ Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài chứng nhận;
+ 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh, nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên;
+ 01 bản chụp các giấy tờ, tài liệu nêu tại điểm d và điểm đ Điều 14 Nghị định 111/2021/NĐ-CP để lưu tại Bộ Ngoại giao.
+ Trường hợp hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự được gửi qua đường bưu điện theo quy định tại khoản 2 Điều 6 Nghị định 111/2021/NĐ-CP thì phải kèm theo phong bì có ghi rõ địa chỉ người nhận.
– Hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự tại Cơ quan đại diện theo Điều 15 Nghị định 111/2021/NĐ-CP và Điều 9 Thông tư 01/2012/TT-BNG, gồm:
+ 01 Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu quy định;
+ Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp;
+ 01 bản chụp giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện;
+ Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được chứng nhận bởi Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan có thẩm quyền khác của nước ngoài nơi có Cơ quan đại diện Việt Nam hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam kiêm nhiệm;
+ 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt, tiếng Anh hoặc tiếng nước ngoài mà cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể hiểu được, nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên;
+ 01 bản chụp các giấy tờ, tài liệu nêu tại điểm d và điểm đ Điều 15 để lưu tại Cơ quan đại diện.
+ Trường hợp hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự được gửi qua đường bưu điện theo quy định tại khoản 2 Điều 6 Nghị định 111/2011/NĐ-CP thì phải kèm theo phong bì có ghi rõ địa chỉ người nhận.
- Quy trình hợp pháp hoá lãnh sự giấy tờ nước ngoài ở Việt Nam
Bước 1: Nộp hồ sơ
Người cần thực hiện hợp pháp hoá lãnh sự nộp 1 bộ hồ sơ như đã nêu trên tại Bộ Ngoại giao hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.
Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ
– Cán bộ tiếp nhận hồ sơ yêu cầu người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu để lưu tại Bộ Ngoại giao hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.
– Đối chiếu con dấu, chữ ký và chức danh trong chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài trên giấy tờ, tài liệu với mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh đã được nước đó chính thức thông báo cho Bộ Ngoại giao hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.
– Trường hợp mẫu chữ ký, mẫu con dấu và chức danh của cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài chưa được chính thức thông báo hoặc cần kiểm tra tính xác thực, Bộ Ngoại giao hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài đề nghị cơ quan này xác minh.
Bước 3: Trả kết quả
Sau khi nhận đủ hồ sơ, Bộ Ngoại giao hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự cho hồ sơ này.
- Thời gian giải quyết:
– 01 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền giải quyết nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
– Trường hợp hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên thì thời hạn giải quyết có thể dài hơn nhưng không quá 05 ngày làm việc.
– Trường hợp cần kiểm tra con dấu, chữ ký, chức danh, tài liệu: Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đề nghị, cơ quan, tổ chức có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho Bộ Ngoại giao. Ngay sau khi nhận được trả lời, Bộ Ngoại giao giải quyết và thông báo kết quả cho người đề nghị chứng nhận lãnh sự.
- Lệ phí hợp pháp hóa lãnh sự
– Mức lệ phí hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận lãnh sự là 30.000 đồng/lần. Phí cấp bản sao giấy tờ, tài liệu là 5.000 đồng/lần.
– Chi phí hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận lãnh sự được thu bằng đồng Việt Nam (VNĐ),
– Chi phí này mới chỉ là chi phí từ phía cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam. Tuy nhiên, để sử dụng giấy tờ, tài liệu đó ở Việt Nam hoặc nước ngoài; cần phải thêm chi phí Hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan ngoại giao của nước đó. Phí này sẽ khác nhau tùy từng quốc gia.
LƯU Ý:
- Các giấy tờ sau được miễn phí hợp pháp hóa lãnh sự:
Theo quy định tại Điều 9 Nghị định 111/2011/NĐ-CP, các giấy tờ được miễn hợp pháp hoá lãnh sự gồm:
– Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.
– Giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.
– Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.
– Giấy tờ, tài liệu mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc của nước ngoài không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự phù hợp với quy định pháp luật tương ứng của Việt Nam hoặc của nước ngoài.
- Các giấy tờ, tài liệu sau KHÔNG ĐƯỢC hợp pháp hóa lãnh sự:
Theo quy định tại khoản 10 Nghị định 111/2011/NĐ-CP VÀ ĐIỀU 4 Thông tư 01/2012/TT-BNG; Các giấy tờ, tài liệu không được hợp pháp hóa lãnh sự gồm:
– Giấy tờ, tài liệu bị sửa chữa, tẩy xóa nhưng không được đính chính theo quy định pháp luật.
– Giấy tờ, tài liệu có các chi tiết trong bản thân giấy tờ, tài liệu đó mâu thuẫn với nhau hoặc mâu thuẫn với giấy tờ, tài liệu khác trong hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.
– Giấy tờ tài liệu giả mạo hoặc được cấp, chứng nhận sai thẩm quyền theo quy định của pháp luật.
– Giấy tờ, tài liệu có chữ ký, con dấu không phải là chữ ký gốc, con dấu gốc đồng thời có con dấu và chữ ký không được đóng trực tiếp và ký trực tiếp trên giấy tờ, tài liệu. Con dấu, chữ ký sao chụp dưới mọi hình thức đều không được coi là con dấu gốc, chữ ký gốc.
– Giấy tờ, tài liệu có nội dung xâm phạm quyền và lợi ích của Nhà nước Việt Nam, không phù hợp với chủ trương, chính sách của Nhà nước Việt Nam hoặc các trường hợp khác có thể gây bất lợi cho Nhà nước Việt Nam.
Trường hợp trong bài viết có điều gì gây nhầm lẫn, chưa rõ ràng hoặc thông tin nêu trong bài viết khiến quý khách chưa hiểu hết vấn đề, rất mong nhận được phản ánh của quý khách tới địa chỉ pclawfirm.vn@gmail.com hoặc tổng đài tư vấn trực tuyến 0236.777.3979 Chúng tôi sẵn sàng giải đáp.
Trân trọng./.