Để đảm bảo tính kỷ luật, nguyên tắc, hài hòa trong cơ cấu hoạt động của tổ chức, nhiều doanh nghiệp đã bắt đầu chú trọng vào việc xây dựng các quy chế quản lý cho việc vận hành bộ máy nội bộ của mình. Vậy quy chế nội bộ doanh nghiệp là gì? Bao gồm những loại quy chế doanh nghiệp nào? Bài viết sau đây của Luật Phúc Cầu sẽ giải đáp cho độc giả hiểu rõ hơn về vấn đề này.
Cơ sở pháp lý:
– Bộ luật Lao động năm 2019;
– Luật doanh nghiệp năm 2020;
– Nghị định số 47/2021/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật doanh nghiệp;
– Nghị định số 06/2013/NĐ-CP quy định về bảo vệ cơ quan doanh nghiệp.
1. Quy chế nội bộ doanh nghiệp là gì ?
Quy chế là quy phạm điều chỉnh các vấn đề liên quan đến chế độ chính sách, công tác tổ chức hoạt động, công tác nhân sự, phân công và phân cấp nhiệm vụ, quyền hạn, định mức, đơn giá áp dụng. Đồng thời, quy chế đưa ra những yêu cầu cần đạt được và có tính định khung mang tính nguyên tắc
Theo khoản 10 Điều 4 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp là tổ chức có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch, được thành lập hoặc đăng ký thành lập theo quy định của pháp luật nhằm mục đích kinh doanh.
Hiện nay, pháp luật chưa quy định như thế nào là quy chế doanh nghiệp cụ thể. Tuy nhiên có thể hiểu một cách đơn giản về quy chế nội bộ doanh nghiệp đó chính là văn bản do cơ quan, chức danh quản lý của công ty ban hành (bao gồm các quy định để điều hành công ty) và có hiệu lực trong phạm vi công ty. Khi quy chế được ban hành thì mọi cá nhân trong doanh nghiệp đều có nghĩa vụ và trách nhiệm thực hiện theo.
2. Các loại quy chế của doanh nghiệp thường gặp
2.1. Quy chế văn hóa doanh nghiệp
Quy chế văn hóa doanh nghiệp là một yếu tố quan trọng trong việc xây dựng một môi trường làm việc tích cực và thành công. Nó là cơ sở để hình thành những nguyên tắc, giá trị và quy định mà các thành viên trong tổ chức cần tuân thủ.
Quy chế văn hóa doanh nghiệp bao gồm các yếu tố như:
- Giá trị cốt lõi
- Lãnh đạo
- Giao tiếp và tương tác
- Đạo đức và đội ngũ nhân viên
- Sự đa dạng và đồng thuận
- Sáng tạo và khám phá
- Sự phát triển và học tập
- Đánh giá và thưởng
2.2. Quy chế phân cấp quản lý trong doanh nghiệp
Việc phân cấp quản trị trong doanh nghiệp là việc phân chia quyền hành giữa quản trị viên cấp cao, quản trị viên trung gian và quản trị cấp cơ sở.
- Quản trị viên cấp cao
Là người chịu trách nhiệm cuối cùng của tổ chức. Họ có nhiệm vụ đưa ra các quyết định chiến lược, tổ chức thực hiện chiến lược, duy trì và phát triển tổ chức. Các chức danh chính của quản trị viên cao cấp trong sản xuất kinh doanh ví dụ như là :chủ tịch hội đồng quản trị, phó chủ tịch, các ủy viên hội đồng quản trị, các tổng giám đốc, phó tổng giám đốc, giám đốc, phó giám đốc,…
- Quản trị viên trung gian hay quản trị viên cấp giữa
Có nhiệm vụ đưa ra quyết định chiến thuật, thực hiện các kế hoạch và chính sách của doanh nghiệp, phối hợp các hoạt động, các công việc để hoàn thành các mục tiêu chung. Chức danh của họ thường là các trưởng phòng ban, các phó phòng, các chánh phó quản đốc các phân xưởng,…
- Quản trị viên cấp cơ sở
Là những quản trị viên ở cấp bậc cuối cùng trong hệ thống cấp bậc của các nhà quản trị trong cùng một doanh nghiệp.
Nhiệm vụ của họ là đưa ra các quyết định tác nghiệp nhằm chỉ đạo, hướng dẫn các công nhân viên trong các công việc sản xuất kinh doanh cụ thể hàng ngày, nhằm thực hiện mục tiêu chung. Các chức danh thông thường của họ là: đốc công, trưởng ca, tổ trưởng sản xuất, tổ trưởng các tổ bán hàng,…
2.3. Quy chế tiền lương
Quy chế tiền lương là một trong những văn bản quan trọng bậc nhất trong nội bộ doanh nghiệp, khi có quy chế tiền lương sẽ là văn bản xác định được vấn đề lương, thưởng và khoản tiền chi trả cho người lao động, tránh tranh chấp lao động.
Căn cứ xây dựng quy chế tiền lương dựa trên các yếu tố sau:
- Quy định của pháp luật;
- Tính chất công việc;
- Cung cầu lao động;
- Khả năng tài chính của công ty;
- Bản thân người lao động cũng là một nhân tố ảnh hưởng đến tiền lương.
2.4. Quy chế xây dựng, quản lý thu – chi tài chính trong doanh nghiệp
Đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn, quy mô của công ty mẹ, công ty con cần thêm các điều khoản quy định điều hành tài chính giữa công ty mẹ công ty con, thẩm quyền phân cấp cho công ty con…
Trong quá trình xây dựng Quy chế tài chính, các doanh nghiệp thường tham khảo Quy chế tài chính của các doanh nghiệp cùng quy mô, cùng đặc điểm hoạt động và đang quản lý tài chính hiệu quả. Ban soạn thảo có thể tham khảo kinh nghiệm thực tế của các doanh nghiệp về một số vướng mắc đã từng tồn tại trong quá trình thực hiện quy chế tài chính cũ, cách thức điều chỉnh tương ứng; nhờ đó, ban soạn thảo có thể lường trước những vấn đề phát sinh trong thực tế để xây dựng quy chế tài chính toàn diện, hiệu quả cho doanh nghiệp mình.
2.5. Quy chế tổ chức thanh kiểm tra nội bộ
Nhằm phòng ngừa, phát hiện và xử lý các hành vi vi phạm pháp luật; giúp cơ tổ chức, đơn vị, cá nhân thực hiện đúng quy định pháp luật; góp phần tăng cường kỷ cương, kỷ luật, nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của doanh nghiệp.
2.6. Quy chế tổ chức và hoạt động bảo vệ
Tham mưu giúp doanh nghiệp xây dựng và tổ chức thực hiện nội quy, kế hoạch công tác bảo vệ; bảo đảm an ninh, trật tự, an toàn doanh nghiệp.
Tổ chức thực hiện các yêu cầu, nhiệm vụ, biện pháp công tác bảo vệ an ninh, trật tự, an toàn doanh nghiệp.
2.7. Quy chế đàm phán, ký kết và thực hiện hợp đồng của doanh nghiệp
- Thống nhất quy trình đàm phán, ký kết, thực hiện và lưu trữ hợp đồng;
- Đảm bảo giá trị pháp lý các hợp đồng và chuẩn hóa hệ thống biểu mẫu;
- Là cơ sở kiểm tra, giám sát, đánh giá và nâng cao hiệu quả giao dịch.
2.8. Quy chế đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
Giải quyết, khắc phục những vấn đề của hiện tại và chuẩn bị cho sự thay đổi trong tương lai thông qua việc nâng cao chất lượng đội ngũ nhân sự, tận dụng tối đa nguồn tài nguyên con người để phát huy tính hiệu quả của tổ chức.
2.9. Quy chế thi đua, khen thưởng
Là một hình thức nhằm động viên, khuyến khích mọi cá nhân, tập thể, phát huy sự đoàn kết, đổi mới, năng động, sáng tạo vươn lên hoàn thành tốt nhiệm vụ, đạt được thành tích tốt nhất trong doanh nghiệp. Thi đua, khen thưởng phải được thực hiện theo đúng quy chế được đưa ra để đảm bảo sự công bằng, minh bạch.
2.10. Quy chế bảo mật thông tin
Quy chế bảo mật thông tin là tập hợp các quy trình và công cụ bảo mật để bảo vệ trên diện rộng thông tin nhạy cảm của doanh nghiệp, tránh để thông tin đó bị lạm dụng, truy nhập trái phép, gián đoạn hoặc phá hủy.
Khi xây dựng quy định về bảo mật thông tin công ty cần đảm bảo các quy định cơ bản sau đây:
- Cần có những quy định cụ thể về việc sử dụng con dấu công ty và quy định chủ thể nào sẽ trực tiếp quản lý và chịu trách nhiệm để đảm bảo sự an toàn về việc sử dụng con dấu.
- Quy chế quản lý văn bản hành chính cần được lập quy trình rõ ràng để công tác giải quyết, lưu trữ và bảo mật được tuyệt đối an toàn.
- Cần có quy chế quy định rõ ràng trong quản lý hồ sơ giao dịch, hợp đồng với khách hàng và đối tác.
- Chú ý đến việc quản lý thiết bị công nghệ thông tin để tránh việc rò rỉ dữ liệu từ các phần mềm, thiết bị.
3. Những yếu tố cần đảm bảo khi xây dựng và ban hành quy chế doanh nghiệp
Để xây dựng và ban hành quy chế cần phải xét yếu tố phù hợp với doanh nghiệp, đảm bảo được tính khoa học và ứng dụng. Chính vì vậy, các yếu tố sau đây cần được lưu ý:
- Tính hợp pháp: Phù hợp với quy định của pháp luật, không vi phạm điều cấm của pháp luật là yếu tố đầu tiên cần phải có khi đưa ra quy chế.
- Tính thực tiễn: Các hoat động của doanh nghiệp phải có sự phù hợp với quy chế. Nếu không phù hợp sẽ dẫn đến những tác động xấu.
- Tính hiệu quả: Quy chế góp phần tạo nên hành lang pháp lý, bảo vệ quyền lợi của cá nhân và tổ chức. Do vậy, khi nó được áp dụng phải được sự ủng hộ, tôn trọng và thực thi bởi những người trong tổ chức đó.
Tuỳ vào loại hình, ngành nghề kinh doanh của từng doanh nghiệp mà nội dung quy chế sẽ khác nhau. Tuy nhiên, các nội dung cơ bản sau vẫn cần được đảm bảo:
- Quy định chung về cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động của doanh nghiệp;
- Quy định cụ thể về các hoạt động nội bộ như trình tự, thủ tục các cuộc họp; trình tự, thủ tục lựa chọn cán bộ quản lý; quy trình phối hợp hoạt động giữa các phòng ban trong doanh nghiệp;…
- Quy định về hành chính, nhân sự như quy chế về công tác; quy chế về lương và trợ cấp; quy chế khen thưởng và kỷ luật; quy chế về quản lý tài chính và kiểm toán;…
- Các nội dung cụ thể khác có liên quan đến hoạt động quản trị nội bộ doanh nghiệp.
4. Dịch vụ Pháp lý của Luật Phúc Cầu
Đối với mỗi công ty, doanh thu, nguồn khách hàng luôn là mối quan tâm hàng đầu. Tuy nhiên, việc quản trị nội bộ, thuế, BHXH … cũng đều là những công việc quan trọng không kém cần phải đảm bảo, tất cả nhằm cho công ty hoạt động đồng bộ, có nguyên tắc, hoàn thành các nghĩa vụ theo pháp luật. Thế nhưng, quỹ thời gian có hạn, nếu hoàn thành những công việc này thì hoạt động kinh doanh sẽ bị trễ nải, hơn nữa, người khởi nghiệp còn phải va chạm với rất nhiều lĩnh vực nên không thể sâu sát theo những quy định pháp luật.
—- Xem thêm: Xây dựng và soạn thảo quy chế công ty—–
Sử dụng Dịch vụ tư vấn Pháp lý của Luật Phúc Cầu, bạn sẽ nhận được những tư vấn chuyên sâu và có căn cứ pháp lý chắc chắn đến từ đội ngũ luật sư và chuyên viên pháp lý, đồng thời các thủ tục cũng sẽ được thực hiện đúng theo quy định của pháp luật.
Nếu bạn cảm thấy khó khăn và có nhiều điều chưa rõ. Hãy liên hệ với chúng tôi để được giải đáp và tư vấn miễn phí. Gọi cho chúng tôi !
