Đăng ký thành lập công ty có cần hợp đồng thuê nhà không? Đây là câu hỏi mà Luật Phúc Cầu nhận được khá nhiều thắc mắc của Quý khách hàng khi thành lập doanh nghiệp.
Cơ sở pháp lý:
- Luật doanh nghiệp năm 2020;
- Nghị định 01/2021/NĐ-CP của Chính phủ hướng dẫn về đăng ký doanh nghiệp.
1. Thành lập công ty có cần hợp đồng thuê nhà không?
Nhìn chung, thành phần của một bộ hồ sơ thành lập doanh nghiệp sẽ bao gồm:
- Giấy đề nghị thành lập công ty theo mẫu từng loại hình doanh nghiệp;
- Điều lệ công ty;
- Danh sách thành viên, danh sách cổ đông (nếu có);
- Bản sao y công chứng một trong các giấy tờ sau: CMND/CCCD/hộ chiếu đối với thành viên/ cổ đông là cá nhân hoặc Quyết định thành lập/ Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/ Giấy phép kinh doanh đối với thành viên/cổ đông là tổ chức;
- Giấy ủy quyền để thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp trong trường hợp người nộp hồ sơ thủ tục thành lập công ty không phải là thành viên/cổ đông của công ty.
Như vậy, có thể thấy rằng khi thành lập doanh nghiệp sẽ không bắt buộc phải kèm theo Hợp đồng thuê nhà. Tuy nhiên, những trường hợp sau đây Cơ quan kinh doanh sẽ yêu cầu bổ sung thêm Hợp đồng thuê nhà:
– Địa chỉ trụ sở chính công ty không rõ ràng, không thể hiện được địa chỉ cụ thể của trụ sở công ty;
– Địa chỉ công ty đặt tại tòa nhà hỗn hợp hoặc không có chức năng kinh doanh văn phòng;
Khi đó, việc cung cấp hợp đồng thuê nhà nhằm mục đích giúp cơ quan chức năng xác định địa chỉ dự định đặt trụ sở có chức năng kinh doanh văn phòng hay không. Vì theo quy định của Luật nhà ở, chung cư và nhà tập thể có chức năng để ở không nhằm mục đích kinh doanh nên không được đặt trụ sở công ty tại địa điểm đó.
—- Xem thêm: Có được đặt trụ sở công ty ở nhà chung cư —–
Khi nào cần cung cấp hợp đồng thuê nhà?
Bên cạnh đó, theo khoản 1 Điều 4 Nghị định 01/2021/NĐ-CP quy định: “Người thành lập doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp tự kê khai hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, trung thực và chính xác của các thông tin kê khai trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và các báo cáo.”
Theo đó, người thành lập doanh nghiệp có trách nhiệm kê khai trung thực, đảm bảo tính hợp pháp, chính xác các thông tin trong hồ sơ doanh nghiệp và các báo cáo.
Tuy nhiên, sau khi đã thành lập doanh nghiệp và được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, người thành lập doanh nghiệp sẽ nộp hồ sơ khai thuế ban đầu và đề nghị xin sử dụng hóa đơn lên cơ quan thuế, lúc này cơ quan thuế sẽ kiểm tra địa điểm đặt trụ sở chính của doanh nghiệp. Khi đó, đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp sẽ phải xuất trình hợp đồng thuê nhà/văn phòng nhằm mục đích chứng minh trụ sở chính của doanh nghiệp là thuộc quyền sử dụng hợp pháp của doanh nghiệp, đồng thời đây cũng là căn cứ kê khai chi phí cho công ty.
Như vậy, ở bước nộp hồ sơ thành lập công ty đa phần doanh nghiệp sẽ không bắt buộc nộp kèm Hợp đồng thuê nhà trừ các trường hợp nêu trên. Tuy nhiên, sau khi thành lập Công ty vẫn phải ký hợp đồng thuê nhà và cung cấp hợp đồng đó cho cơ quan thuế để làm căn cứ đồng ý cho phép doanh nghiệp được sử dụng hóa đơn.