Tài liệu, hồ sơ được coi là một loại tài sản có giá trị như những tài sản khác của doanh nghiệp. Vậy doanh nghiệp cần lưu trữ nhưng lại giấy tờ, văn bản nào? Luật Phúc Cầu sẽ đưa ra những hướng dẫn cơ bản nhất ngay trong bài viết dưới đây.

1.Các loại văn bản cần lưu trữ theo quy định

Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về chế độ lưu giữ tài liệu của doanh nghiệp như sau:

“Điều 11. Chế độ lưu giữ tài liệu của doanh nghiệp

Tùy theo loại hình, doanh nghiệp phải lưu giữ các tài liệu sau đây:

a) Điều lệ công ty; quy chế quản lý nội bộ của công ty; sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông;

b) Văn bằng bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp; giấy chứng nhận đăng ký chất lượng sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ; giấy phép và giấy chứng nhận khác;

c) Tài liệu, giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản của công ty;

d) Phiếu biểu quyết, biên bản kiểm phiếu, biên bản họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị; các quyết định của doanh nghiệp;

đ) Bản cáo bạch để chào bán hoặc niêm yết chứng khoán;

e) Báo cáo của Ban kiểm soát, kết luận của cơ quan thanh tra, kết luận của tổ chức kiểm toán;

g) Sổ kế toán, chứng từ kế toán, báo cáo tài chính hằng năm.

Doanh nghiệp phải lưu giữ các tài liệu quy định tại khoản 1 Điều này tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ công ty; thời hạn lưu giữ thực hiện theo quy định của pháp luật.”

2.Cách phân loại văn bản, hồ sơ, tài liệu trong doanh nghiệp

Mỗi loại giấy tờ đều có giá trị và mục đích sử dụng khác nhau. Tuy nhiên, chúng ta cần phân loại để có thể tra cứu và khai thác các loại văn bản một cách nhanh chóng và hiệu quả. Các loại tài liệu có thể được phân loại như sau:

a.Tài liệu, công văn giấy tờ hành chính văn phòng

– Công văn, văn bản quy phạm phát luật, quy định và chỉ thị của Ban lãnh đạo;

– Hồ sơ về việc thành lập DN (gồm giấy phép kinh doanh, đơn xin và quyết định thành lập,…);

– Tài liệu về các hội nghị, đại hội;

– Báo cáo tổng kết hoạt động doanh nghiệp;

– Tài liệu mua sắm thiết bị văn phòng, hàng hóa,…

b.Hồ sơ, tài liệu nhân sự

– Các quyết định bổ nhiệm, bầu cử ban lãnh đạo;

– Hồ sơ tuyển dụng, tiếp nhận, thuyên chuyển lao động ;

– Hồ sơ nhân viên trong doanh nghiệp (như sơ yếu lý lịch, bằng cấp, HĐLĐ,…);

– Các quyết định khen thưởng kỷ luật nhân viên;

– Các tài liệu, giấy tờ về BHXH, lương, phụ cấp người lao động;

c.Các loại giấy tờ tài liệu về hoạt động kinh doanh sản xuất

– Văn bản, tài liệu về kế hoạch sản xuất kinh doanh;

– Kế hoạch tài vụ hàng năm/ quý;

– Giấy tờ tài liệu về các hợp đồng kinh tế, thương mại, mua bán hàng hóa,…;

d.Văn bản, giấy tờ tài liệu về tài chính, kế toán

– Các loại VBQPPL, các quy định và hướng dẫn về hoạt động tài chính kế toán;

– Dự toán, quyết toán kinh phí;

– Báo cáo tài chính, kế hoạch tài chính;

– Kế hoạch thu chi, chứng từ sổ sách kế toán;

– Hồ sơ, giấy tờ, tài liệu về kiểm kê tài sản và kiểm tra tài chính hàng năm;

3.Dịch vụ Pháp lý của Luật Phúc Cầu

Đối với mỗi công ty, doanh thu, nguồn khách hàng luôn là mối quan tâm hàng đầu. Tuy nhiên, việc quản trị nội bộ, thuế, BHXH … cũng đều là những công việc quan trọng không kém cần phải đảm bảo, tất cả nhằm cho công ty hoạt động đồng bộ, có nguyên tắc, hoàn thành các nghĩa vụ theo pháp luật. Thế nhưng, quỹ thời gian có hạn, nếu hoàn thành những công việc này thì hoạt động kinh doanh sẽ bị trễ nải, hơn nữa, người khởi nghiệp còn phải va chạm với rất nhiều lĩnh vực nên không thể sâu sát theo những quy định pháp luật .

Sử dụng dịch vụ tư vấn Pháp lý của Luật Phúc Cầu, bạn sẽ nhận được những tư vấn chuyên sâu và có căn cứ pháp lý chắc chắn đến từ đội ngũ luật sư và chuyên viên pháp lý, đồng thời các thủ tục cũng sẽ được thực hiện đúng theo quy định của pháp luật.

Nếu bạn cảm thấy khó khăn và có nhiều điều chưa rõ . Hãy liên hệ với chúng tôi để được giải đáp và tư vấn miễn phí. Gọi cho chúng tôi!