Ngày nay, cụm từ “văn phòng ảo” không còn quá mới mẻ đối với các doanh nghiệp có nhu cầu tiếp nhận và mở rộng thị trường kinh doanh. Với những ưu điểm như tiện lợi, tiết kiệm, chuyên nghiệp, văn phòng ảo đang ngày càng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Vậy thuê “văn phòng ảo” rốt cuộc là gì? Có trái quy định của pháp luật không? Bài viết dưới đây của Luật Phúc Cầu sẽ mang lại cho bạn những thông tin cần thiết xung quanh “văn phòng ảo”.
Đối với các doanh nghiệp/ tư nhân mới bắt đầu bước chân vào thị trường kinh doanh, trong môi trường cạnh tranh đầy cam go, khắc nghiệt này, họ buộc phải cắt giảm nhiều chi phí để có thể thu lợi nhuận và tiếp tục hoạt động công ty của mình. Thế nhưng, những doanh nghiệp/tư nhân này chưa có nhiều vốn để có thể thuê một văn phòng chính thức, dài hạn. Lúc này, “văn phòng ảo” xuất hiện như một giải pháp giải quyết nhiều vấn đề cho doanh nghiệp.
1.Đặc điểm
Là một thuật ngữ dùng để chỉ một hình thức cho thuê văn phòng đại diện mà trong đó mọi thông tin giao dịch đều được chuyển hướng về trụ sở chính. Hiểu đơn giản, “văn phòng ảo” là dịch vụ cung cấp cho doanh nghiệp một địa chỉ giao dịch đẹp, thuận tiện cho việc xây dựng hình ảnh và tiếp xúc với khách hàng, có nhân viên trực điện thoại, thư từ, có chỗ tổ chức họp. Cách làm này sẽ giúp tiết kiệm được chi phí thuê văn phòng theo kiểu truyền thống rất nhiều.
Văn phòng ảo có những ưu điểm sau đây:
– Tiết kiệm được rất nhiều chi phí so với khi thuê văn phòng dài hạn.
– Được trang bị đầy đủ trang thiết bị như : bàn, ghế, tủ, hồ sơ, sách, máy lạnh, wifi, máy nước nóng/lạnh, điện, nước, số di động, số fax riêng để tiện cho việc liên lạc,..
– Các công ty cho thuê văn phòng ảo thường có cơ sở ở những quận trung tâm nên thuận lợi cho việc giao dịch, trao đổi thông tin với khách hàng;
– Địa chỉ, số điện thoại, số fax, hồ sơ có tính ổn định cao nên công ty/ doanh nghiệp có thể yên tâm thuê văn phòng ảo trong thời gian dài.
2.Quy định của pháp luật
Cho đến hiện tại, pháp luật chưa có quy định cụ thể về “văn phòng ảo” và cũng không có nội dung quy định cấm doanh nghiệp thuê văn phòng ảo để làm trụ sở hoạt động.
Điều 42 Luật doanh nghiệp 2020 quy định về trụ sở chính của Doanh nghiệp như sau:
“Điều 42. Trụ sở chính của doanh nghiệp
Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).”
Như vậy, pháp luật không hề quy định toàn thể nhân viên phải làm việc tại trụ sở công ty, cũng không quy định diện tích bao nhiêu mà chỉ càn đảm bảo được chức năng địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp. Chính điều này đã tạo điều kiện cho mô hình văn phòng ảo hoạt động mạnh bởi văn phòng ảo không chỉ đáp ứng chức năng địa chỉ liên lạc mà còn có rất nhiều ưu điểm như phía trên.
3.Hạn chế của “văn phòng ảo”
Đối với trường hợp các doanh nghiệp kinh doanh các lĩnh vực như buôn bán, sản xuất… cần có các địa điểm hoạt động như cửa hàng, nhà xưởng… thì buộc phải có cơ sở vật chất hợp lý với ngành nghề kinh doanh. Tuy nhiên mặt trái của “văn phòng ảo” là với giá thành rẻ, vị trí đẹp nhưng doanh nghiệp không thể hiện được hoạt động kinh doanh tại trụ sở nên đây có thể sẽ là địa chỉ của nhiều “công ty ma” – công ty được thành lập không vì mục đích kinh doanh. Đã scó không ít trường hợp dựa vào kẽ hở này để mua bán hóa đơn trái pháp luật và thực hiện nhiều hành vi vi phạm. Đây là lí do lớn nhất khiến nhiều người e ngại trước việc thuê “văn phòng ảo” cũng như mang lại ấn tượng xấu cho những công ty có cùng địa chỉ trụ sở tại đây.
Bên cạnh đó, việc nhiều doanh nghiệp cùng đăng kí trụ sở ở cùng một địa điểm dễ dẫn đến sự chồng lấn và khó quản lý. Các cơ quan quản lý sẽ càng e dè và chặt chẽ hơn đối với các công ty đăng ký tại địa chỉ này.
Kinh doanh tại địa chỉ của “văn phòng ảo” đòi hỏi doanh nghiệp phải càng làm việc có trách nhiệm và uy tín hơn nữa để khẳng định giá trị của mình.
4. Dịch vụ Pháp lý của Luật Phúc Cầu
Đối với mỗi công ty, doanh thu, nguồn khách hàng luôn là mối quan tâm hàng đầu. Tuy nhiên, việc quản trị nội bộ, thuế, BHXH … cũng đều là những công việc quan trọng không kém cần phải đảm bảo, tất cả nhằm cho công ty hoạt động đồng bộ, có nguyên tắc, hoàn thành các nghĩa vụ theo pháp luật. Thế nhưng, quỹ thời gian có hạn, nếu hoàn thành những công việc này thì hoạt động kinh doanh sẽ bị trễ nải, hơn nữa, người khởi nghiệp còn phải va chạm với rất nhiều lĩnh vực nên không thể sâu sát theo những quy định pháp luật .
Sử dụng dịch vụ tư vấn Pháp lý của Luật Phúc Cầu, bạn sẽ nhận được những tư vấn chuyên sâu và có căn cứ pháp lý chắc chắn đến từ đội ngũ luật sư và chuyên viên pháp lý, đồng thời các thủ tục cũng sẽ được thực hiện đúng theo quy định của pháp luật.
Nếu bạn cảm thấy khó khăn và có nhiều điều chưa rõ . Hãy liên hệ với chúng tôi để được giải đáp và tư vấn miễn phí. Gọi cho chúng tôi !
